中国作者撰写审稿意见回复信(response letter)时需注意的问题

admin 2天前 5 0

论文由作者提交后,期刊编辑对他/她觉得合适的文章(不合适的就直接拒稿了,这叫desk rejection),根据论文内容,把稿件发给几位领域内的专家评审。专家们在百忙之中抽时间义务审稿,并把其意见发还给期刊编辑。此时由期刊编辑根据专家的意见再做如下三种决定。一是直接采纳(accept as submitted),这是皆大欢喜的结局。二是拒稿(reject),这对作者来说是凄凉的结果,对期刊本身,也并不是好事,因为大家都要继续付出精力去定下合适发表的文章。一般比较常见的,是建议作者修改文章然后重新提交(revise and resubmit)。这种情况下,期刊编辑会把评审专家(reviewer)的评审意见(comments)一并发给作者,以为改稿之基础。

作者根据评审专家意见修改稿件之后,在重新提交时,除了修改的文章(revised manuscript),还要包括一封response letter,对所有评审专家的意见一条一条的答复。请注意,这封答复信和修改的稿件几乎一样重要!期刊编辑会把二者发送给原评审专家,由他/她们评定作者的修改是否已经令人满意,达到可以发表的水平。之后,期刊编辑再次根据这些评审专家的意见决定是否采纳稿件。那么在写这封答复信时,需要注意哪些问题呢?

首先,在信的开头称呼一栏,很多中国作者习惯写:“尊敬的编辑(Dear Editor)”。不是说这个称呼有什么错误,但是按英语母语国家的习惯,感觉有些太笼统,不亲切。每个期刊的编辑都是有姓名的!直接以对方的姓或名称呼,会比较好。至于是称呼姓(Dr. XX)还是名,这里有个小诀窍:可以参考期刊编辑所发信件的落款。有些编辑会用正式落款(全名,Ph.D.),那么回信时就最好用Dr. XX。有一些编辑性格随和,可能会以自己的名字(given name)落款,那么作者在回信的时候也可以考虑直接称呼对方的名字(比如 Dear Alice),同时在落款的时候也只写自己的名字(比如,Xiaoming)。

以上是个很细节的问题。在细节的问题上注意文化差异,避免不必要的隔阂感,总是有利无弊。在提头之后,一般作者会对期刊编辑和评审专家表示由衷的感谢,这个是应该的。接着可以大致介绍一下文章所作的比较大的比较重要的改动。之后进入最关键的部分,就是对评审意见的逐条答复:是否同意评审专家的观点,或者回答评审专家的问题,并做了怎样的修改,改动在重新提交稿的什么部分。

在逐条答复中,再次出于文化差异,很多中国作者会有两个习惯。一个习惯是不停的感谢评审专家。每个评审专家一般有5-10条评审意见,中国作者出于礼貌,常在每一条的答复之前先写上“感谢专家的宝贵意见。” 按英语国家的习惯,这么频繁的感谢有点象我们看日本人不断的鞠躬,礼貌是礼貌,可是有点儿怪!我的建议是适当感谢是可以也是应该的,但是不用太过。关键是表达清楚你是否同意评审专家的意见,并做了什么样的改动,让事实说话。第二个习惯是中国人常常觉得反对别人的意见是件很冒犯人、很不好意思说出口的事情,所以即使在并不同意评审专家意见的情况下,也表达得异常婉转含蓄,吞吞吐吐。在这里我想说,评审专家们是专家,值得作者的尊敬和感谢,但是他/她们当中没有一个是不犯错的神(这也是为什么一份稿件要由多位专家评审的原因)。有时出于疏忽、时间匆忙和其它原因(比如评审专家恰好在做和作者非常相似甚至完全一样的课题,有些人出于一己之私可能会有意打压同类文章),评审专家的某条意见可能有明显错误。这种情况下一定不要害羞,不要含蓄的兜圈子让编辑去猜测意会。而是应该礼貌但明确地指出你不同意该条意见,理由是哪些(比如I do not agree with the reviewer, because of the following reasons)。当然,对于不同意的意见,也没有必要使用过于粗鲁的语言对评审专家或者期刊编辑进行攻击,就事论事即可。不过,中国作者一般不会走这个极端的。


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